De kas laten kloppen: dagafsluiting in je scooterzaak

#Zaterdag, kwart over vijf, en de la klopt niet

De laatste klant is net weg met zijn e-bike. Je trekt de kassala open, telt de briefjes, telt de munten, en komt op 412 euro. Volgens je lijstje had er 435 moeten liggen. Drieëntwintig euro weg.

Was het die klant die een kettingslot kocht en half contant, half met pin betaalde? De jongen die zijn brommerband liet plakken en zei dat hij het "zo even kwam brengen"? Of heeft je zaterdaghulp 20 euro wisselgeld uit de la gepakt om bij de bakker te betalen? Je weet het niet. En maandag weet je het nog minder.

Zo gaat het in de meeste scooter- en e-bikezaken. De kas wordt wel geteld, maar niet elke dag, niet door dezelfde persoon, en niet tegen een duidelijk getal. Dan wordt een klein verschil een gat in je administratie dat je boekhouder aan het eind van het kwartaal komt vragen.

#Waarom een kleine afwijking groot wordt

Een kasverschil op zich is geen ramp. Er gaat altijd wel eens iets mis bij het teruggeven. Het probleem is de tijd tussen het verschil en het moment dat je het ziet.

• Je geheugen werkt één dag. Vanavond weet je nog dat je een accessoire contant afrekende. Donderdag ben je dat kwijt.
• Gesplitste betalingen verdwijnen uit beeld. Klant betaalt 180 euro voor een beurt, 100 met pin en 80 contant. Wie maar één van de twee noteert, heeft een verschil van 80 euro.
• Meerdere handen in de la. Monteur, verkoper en baliemedewerker rekenen allemaal af. Als niemand afsluit, is niemand verantwoordelijk.
• Privé en zaak lopen door elkaar. Een tankbeurt voor de bus uit de kassala is snel gedaan en zelden opgeschreven.

Herken je er twee van? Dan is de oorzaak meestal simpel: er is geen vast moment waarop iemand telt en tekent.

#Zo sluit je elke dag af

Je doet dit waarschijnlijk al deels. Het verschil zit in de volgorde en in het vaste getal waar je tegen telt.

#1. Eén persoon sluit af

Spreek per dag af wie de kas sluit. Dat mag een medewerker zijn, zolang er één naam bij hoort. Die persoon telt, noteert en tekent. Valt hij uit, dan wijs je vóór sluitingstijd een vervanger aan.

#2. Tel tegen wat er hoort te liggen

Begin met de beginkas: het vaste wisselgeld waarmee je 's ochtends opende, bijvoorbeeld 150 euro. Tel daar alle contante ontvangsten van vandaag bij op en haal contante uitgaven eraf. Dat is het getal dat in de la hoort te liggen. Een rekenvoorbeeld:

• Beginkas: 150 euro
• Contante verkopen en werkbonnen: 285 euro
• Contant betaald voor een pakketje bij de koerier: 12 euro
• Hoort te liggen: 423 euro

Pinbetalingen tel je apart. Leg het totaal van je pinautomaat naast wat je als pin hebt afgerekend. Komen die twee niet overeen, dan is er waarschijnlijk een betaling verkeerd geboekt, en dan zie je meteen of het contante verschil daarmee samenhangt.

#3. Verklaar het verschil vandaag

Loop bij een verschil eerst de gesplitste betalingen na, daarna de contante uitgaven, daarna het wisselgeld. In de meeste gevallen vind je het binnen een paar minuten. Lukt het niet, noteer dan het bedrag en laat het staan. Een verschil bijleggen uit je eigen portemonnee voelt netjes, maar daarmee verdwijnt het spoor.

#4. Zet het wisselgeld klaar voor morgen

Laat precies je vaste beginkas achter en haal de rest eruit. Morgen begint de dag dan met een bekend getal, en hoeft niemand te raden wat er al lag.

#De maand afsluiten voor je boekhouder

Wie elke dag afsluit, heeft het zware werk van de maandafsluiting al gedaan. Wat overblijft is optellen en aanleveren.

Je boekhouder wil per maand in elk geval weten wat er contant, met pin en via de bank binnenkwam, welke kasverschillen er waren, en wat de omzet en btw over die periode zijn. Een dagelijkse kasopmaak hoort bij een sluitende kasadministratie, en ondernemers moeten hun administratie in principe 7 jaar bewaren.

Dertig losse briefjes in een schoenendoos zijn daarvoor een slecht vertrekpunt. Een overzicht per dag, met per dag een getelde kas en een verklaard of genoteerd verschil, scheelt je boekhouder uren uitzoekwerk. En dat uitzoekwerk staat gewoon op zijn factuur.

Een kas die elke dag tot op de cent klopt, roept bij een boekhouder vaak meer vragen op dan een kas met af en toe een eerlijk genoteerd verschil van een paar euro.

#Hoe Takly hier bij helpt

Takly heeft de kassa ingebouwd in hetzelfde systeem als je werkbonnen en verkopen. Dat maakt de dagafsluiting een stuk korter.

• Je rekent af met pin, contant of gesplitst, en de betaling komt meteen bij de juiste werkbon of verkoop te staan.
• Bij de dagafsluiting tel je de kas, en Takly laat zien wat er hoort te liggen.
• Medewerkers krijgen een eigen rol, en in het logboek zie je terug wie wat heeft gedaan.
• Je doet de maandafsluiting voor je boekhouder in hetzelfde systeem, en omzet- en btw-overzichten per periode haal je er ook uit.
• Heb je meerdere vestigingen, dan heeft elke vestiging een eigen kassa en eigen cijfers.

Meld je aan en probeer Takly 30 dagen gratis.

#Conclusie

Een kasverschil kost weinig zolang je het dezelfde dag ziet. Tel elke avond tegen een vast getal, laat één persoon afsluiten en noteer wat je niet kunt verklaren. Dan is de maandafsluiting een kwestie van doorsturen, en weet je zaterdag om kwart over vijf precies waar die 23 euro gebleven is.