Wat kost software voor een scooterdealer echt per maand?

#De rekening die je nooit bij elkaar optelt

Op de eerste van de maand gaan er een paar incasso's van je rekening. De kassa. Het programma waarin je offertes maakt. Misschien een online agenda. De bonrollen en de doordrukblokken voor werkbonnen koop je los, bij de groothandel of online. Elk bedrag op zich valt mee. Niemand legt ze ooit naast elkaar.

En dan is er de post die op geen enkel bankafschrift staat. De monteur die zijn werkbon inlevert met "remblokken voor + ketting" erop gekrabbeld, en jij die aan de balie uitzoekt welke remblokken het waren en wat je ervoor rekent. Daarna typ je het over in de kassa. De klant staat te wachten.

Wie vraagt wat software kost, kijkt meestal naar het abonnement. Het abonnement is vaak het kleinste deel van het verhaal.

#Wat je nu al betaalt, ook zonder één systeem

Je doet het waarschijnlijk al jaren zo, en het werkt. Het loont toch om de posten een keer op te schrijven:

• De kassa, met een eigen abonnement of een eenmalige aanschaf plus onderhoud.
• Een offerte- of factuurprogramma, vaak een ander pakket dan de kassa, of Excel met een sjabloon.
• De agenda, op papier aan de muur, in een gratis app of in een los programma.
• Papier en drukwerk: doordrukblokken, mappen, printerinkt voor offertes.
• De tijd om alles aan elkaar te knopen, en die staat nergens op een factuur.

Die laatste post is de grootste. Een afspraak staat in de agenda, de werkbon op papier, het bedrag in de kassa en de offerte in een ander programma. Elke overgang is een moment waarop iemand iets overtypt, iets kwijtraakt of een klant belt om te vragen hoe het ervoor staat.

#Rekenvoorbeeld: wat dubbel invoeren je kost

Een rekenvoorbeeld met aannames. Vul je eigen getallen in.

Stel: je zaak draait 25 werkbonnen per week. Per bon gaat er vijf minuten op aan overtypen naar de kassa, uitzoeken wat er precies gedaan is en het onderdeel opzoeken. Daarbij komt nog een uur per week aan offertes die je in een ander programma opnieuw opbouwt en klantgegevens die je twee keer intikt.

Dat is ruim twee uur per week. Over 46 werkweken is het zo'n 100 uur per jaar. Reken je een uur aan de balie of in de werkplaats op 45 euro, dan verlies je ongeveer 4.500 euro per jaar, ofwel zo'n 375 euro per maand. Dat geld gaat er niet in één keer uit. Het lekt weg in kwartiertjes die je liever aan een klant of aan een scooter op de brug had besteed.

En dan reken je de fouten nog niet mee. De ketting die op de bon stond en niet op de factuur. De klant die twee keer belt omdat niemand wist dat zijn brommer al klaar was.

#Waar je op let als je pakketten vergelijkt

Een maandprijs zegt weinig zolang je niet weet waar hij voor staat. Vraag bij elk pakket dezelfde dingen na en zet de antwoorden naast elkaar.

#Per gebruiker of per vestiging

Sommige pakketten rekenen per gebruiker, andere per vestiging, sommige combineren het. Reken het uit voor je echte bezetting: de eigenaar, de verkoper, twee monteurs en de zaterdaghulp aan de balie. Heb je twee vestigingen, vraag dan of iemand die op beide locaties werkt dubbel telt.

#Inrichtingskosten

Een eenmalig bedrag voor installatie, inrichting of training telt mee in je eerste jaar. Vraag het altijd na, ook als het niet op de prijspagina staat.

#Opzegtermijn

Een jaarcontract met stilzwijgende verlenging is iets anders dan maandelijks opzeggen. Je weet pas of software in je werkplaats past als je er een paar drukke weken mee hebt gewerkt. Een lange vastzitperiode maakt een verkeerde keuze duur.

#Wat zit erin en wat kost extra

Staat de kassa erin, of is dat een losse module? Kost de boekhouder die meekijkt een eigen gebruiker? Zitten verkoopoffertes erbij of alleen werkbonnen? Een lage basisprijs met drie betaalde onderdelen erbovenop is snel duurder dan één pakket waar alles in zit.

#Hoe Takly hier bij helpt

Takly zet werkplaats, verkoop en kassa in één systeem. De afspraak wordt in één klik een werkbon, de werkbon wordt de factuur en aan de kassa reken je af zonder iets over te typen. Werkbonnen en verkoopoffertes staan bij de klant, zodat je collega ziet wat jij hebt toegezegd.

De prijs van Takly ligt vast:

• € 99 per vestiging per maand, inclusief 1 gebruiker.
• € 15 per extra gebruiker per maand, ongeacht op welke vestiging hij werkt. Gebruikers tellen over alle vestigingen samen.
• Alle bedragen excl. btw. Geen inrichtingskosten, maandelijks opzegbaar en je regelt het opzeggen zelf in de applicatie.
• Eerst 30 dagen gratis proberen.
• Je boekhouder kijkt gratis mee met de rol Alleen lezen en telt niet als gebruiker.

Twee voorbeelden. Eén vestiging met drie gebruikers is € 99 plus twee keer € 15, dus € 129 per maand. Twee vestigingen met vijf gebruikers is twee keer € 99 plus drie keer € 15, dus € 243 per maand. Alle huidige functies zitten erin. Koppelingen met andere systemen kunnen in de toekomst als losse module met een eigen prijs komen. Meer uitleg staat op de pagina prijzen.

Meld je aan en probeer Takly 30 dagen gratis.

#Conclusie

Wat software kost, reken je pas goed uit als je de losse abonnementen, het papier en je eigen uren bij elkaar optelt. Vergelijk pakketten op dezelfde vier vragen en reken met je echte bezetting. Het duurste systeem in je zaak is vaak het systeem dat je zelf met de hand aan elkaar knoopt.