Van papieren werkbon naar digitaal in de scooterwerkplaats

#De map naast de werkbank

Dinsdagmiddag, half vier. Een klant belt of zijn scooter al klaar is. Je loopt de werkplaats in en bladert door de map met doordrukbonnen. Die van hem zit er niet in. Je monteur heeft hem in zijn achterzak, met een vettige duim over de kilometerstand. Er staat "kabel" op, maar welke kabel? En heeft hij nou een uur gewerkt of anderhalf?

Iedereen die een werkplaats runt, kent dit. Het papieren systeem werkt, tot het een keer niet werkt. Dan staat de klant aan de balie en zoek jij een bon.

Je weet al jaren dat het digitaal kan. Toch ligt het doordrukblok er nog. Dat is logisch: de papieren werkbon is nooit stuk. Hij kost bijna niets en iedere monteur snapt hoe hij werkt.

Wat hem duur maakt, merk je pas aan het eind van de rit:

• Bonnen raken zoek of komen pas dagen later bij de balie terecht.
• Onderdelen vallen tussen wal en schip. Wat de monteur erop zette, komt niet altijd op de factuur.
• Niemand ziet wat er openstaat zonder de hele map door te bladeren.
• De balie belt de werkplaats voor elke klant die vraagt hoe het ervoor staat.

De overstap lijkt een groot project. Dat is het niet, zolang je hem klein houdt.

#Zo pak je de overstap aan

Houd deze volgorde aan. Het belangrijkste besluit neem je vooraf: je typt niets over.

#1. Kies een vaste startdag

Neem een rustige dag, een dinsdag in november is beter dan een zaterdag in april. Vanaf die dag maak je elke nieuwe werkbon digitaal, zonder uitzonderingen. Spreek dat af met iedereen die bonnen aanmaakt.

#2. Laat de papieren map uitlopen

De bonnen die al in de map zitten, reken je op de oude manier af. Je typt ze niet over. Na twee tot drie weken is de map vanzelf leeg. Daarna gaat hij bij je administratie in de kast, want werkbonnen en facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

#3. Leg klanten vast als ze binnenkomen

Je hoeft je klantenbestand niet vooraf in te voeren. Belt een klant voor een afspraak, of staat hij aan de balie, dan zet je hem erin met zijn voertuig, kenteken en framenummer. Na een paar weken staan de klanten die echt bij je komen erin. De klant die je sinds 2019 niet meer hebt gezien, mist niemand.

#4. Zet een tablet vast in de werkplaats

Een tablet die rondzwerft, is binnen een week kwijt of ligt onder een uitlaat. Hang hem op een vaste plek, op werkhoogte, naast de plek waar nu de map hangt. Een hoesje dat tegen een stootje en een vette vinger kan, is geen luxe.

#Wat je merkt in de eerste week

Reken op een week waarin alles iets langer duurt. Een monteur zoekt waar hij de arbeid invult. Aan de balie vraag je twee keer of een bon al klaar gemeld is. Dat hoort erbij.

Tegelijk merk je de eerste dingen die je niet meer hoeft te doen. Je loopt niet meer de werkplaats in om een bon te zoeken. Je ziet aan de balie welke scooters klaar zijn. De onderdelen die de monteur invult, staan meteen op de factuur.

Leg in die eerste week elke avond vijf minuten vast wat lastig ging. Op vrijdag zie je welke punten vanzelf zijn verdwenen en welke je nog met het team moet bespreken.

#Hoe krijg je monteurs mee

Een monteur wil sleutelen, geen formulieren invullen. Dat hoef je hem ook niet kwalijk te nemen. Maak het hem zo makkelijk mogelijk:

• Begin klein. In week één alleen arbeid en onderdelen invullen en klaar melden. De rest doet de balie.
• Laat het nut zien. Hij wordt niet meer gebeld met de vraag wat er op de bon stond.
• Vraag de jongste monteur om het als eerste te doen. Die laat de rest vanzelf zien hoe het werkt.
• Houd geen papieren achterdeur open. Wie een bon toch op papier schrijft, typt hem zelf over.

#Hoe Takly hier bij helpt

Je begint met nieuwe werkbonnen en laat de papieren map uitlopen, precies zoals hierboven. Meer over die aanpak lees je op overstappen van Excel en papier.

In Takly werken de werkbonnen in de browser, ook op de tablet in de werkplaats:

• Vanuit een afspraak in de agenda maak je in één klik de werkbon.
• De monteur zet arbeid, onderdelen en vrije regels op de bon en meldt hem klaar.
• Per klant zie je zijn voertuigen, werkbonnen en facturen bij elkaar, en met één zoekbalk vind je alles terug.
• De factuur maak je vanuit de werkbon, op je eigen briefpapier, en mail je direct naar de klant.
• Het dashboard laat zien hoeveel werkbonnen er openstaan.

Meld je aan en probeer Takly 30 dagen gratis.

#Conclusie

De overstap naar digitale werkbonnen lukt het best als je niets overtypt: vanaf één vaste dag alles nieuw, en de oude map loopt vanzelf leeg. Zet de tablet op een vaste plek en laat de monteur klein beginnen. Na een paar weken vraagt niemand meer waar de bon is, omdat iedereen hem kan zien.